§ 1Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest C spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Robotnicza 46A, 53-608 Wrocław, KRS 0000982420, NIP 897-190-89-76, REGON 522593585.
We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na rodo@klucznia.pl lub na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”.
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych; obowiązki w tym zakresie realizuje zarząd spółki.
§ 2Cele i podstawy prawne przetwarzania
- Prowadzenie konta Agenta, CRM i modułu rozliczeń — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Świadczenie usług pośrednictwa i obsługa transakcji — wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Obsługa formularzy kontaktowych i zgłoszeń do sieci — działania przed zawarciem umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes w udzieleniu odpowiedzi, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
- Fakturowanie, księgowość i archiwizacja dokumentów — obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego i zgłoszenia AML — obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
- Dochodzenie i obrona roszczeń, zapobieganie nadużyciom, bezpieczeństwo serwisu — prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Marketing własny i newsletter — zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać w każdej chwili.
§ 3Zakres przetwarzanych danych
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon, miasto, firma, NIP.
- Dane konta: identyfikator użytkownika, rola w systemie, historia logowań i akceptacji dokumentów.
- Dane transakcyjne: ceny, prowizje, faktury, rozliczenia i punkty w lidze agentów.
- Dane dowodowe akceptacji umów: treść dokumentu, jego skrót SHA-256, data, dane osoby akceptującej i adres IP.
- Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i zdarzenia bezpieczeństwa zapisywane w logach.
§ 4Okresy przechowywania
- Dane konta — przez czas współpracy i 3 lata po jej zakończeniu (okres przedawnienia roszczeń), a wobec konsumentów do 6 lat.
- Dokumenty księgowe i faktury — 5 lat licząc od końca roku podatkowego.
- Dokumentacja AML — 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia transakcji.
- Zapytania z formularzy bez zawarcia umowy — 12 miesięcy.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania.
§ 5Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające
Dane powierzamy wyłącznie dostawcom działającym na nasze udokumentowane polecenie, na podstawie umów powierzenia: dostawcy infrastruktury chmurowej i bazy danych, poczty elektronicznej, biuru rachunkowemu, kancelarii prawnej oraz operatorom płatności.
Dane osoby zgłaszającej nieruchomość przez serwis przekazujemy jednemu Agentowi sieci wybranemu przez system przydziału (miasto, specjalizacja, wyniki, obciążenie, rotacja) — w celu kontaktu i przygotowania oferty współpracy. Jeżeli Agent nie przyjmie zgłoszenia w ciągu 6 godzin, dane trafiają do kolejnego Agenta. Agenci są odrębnymi administratorami w zakresie własnej działalności i wiąże ich umowa powierzenia oraz obowiązek poufności.
Możesz w każdej chwili zażądać, aby Twoje zgłoszenie nie było przekazywane kolejnym Agentom — wystarczy wiadomość na adres RODO.
Dane mogą być udostępnione organom publicznym, gdy wynika to z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.
Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, transfer odbywa się na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej.
§ 6Twoje prawa
- Dostęp do danych i otrzymanie ich kopii.
- Sprostowanie, usunięcie lub ograniczenie przetwarzania.
- Przenoszenie danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody.
- Sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego.
- Wycofanie zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
- Skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
§ 7Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Punkty i poziom w lidze agentów wyliczane są automatycznie na podstawie liczby transakcji i obrotu, a poziom wpływa na stawkę opłaty od transakcji. Zasady są jawne, wynik można sprawdzić w panelu, a Agent ma prawo zgłosić korektę i uzyskać weryfikację przez człowieka.
Nie podejmujemy innych decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników w celach reklamowych.
§ 8Bezpieczeństwo i dobrowolność podania danych
Stosujemy szyfrowanie transmisji, uwierzytelnianie kont, rozdzielenie uprawnień w bazie danych oraz zasady dostępu ograniczające widoczność danych wyłącznie do właściciela rekordu i uprawnionych ról.
Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy oraz do realizacji obowiązków podatkowych i AML. Brak ich podania uniemożliwia rozpoczęcie współpracy.